Quando un pilota è in volo con il suo aereo ha davanti a se un cruscotto dove ci sono degli strumenti che gli permettono di analizzare e capire con un colpo d’occhio, lo stato del volo:
- L’altimetro che mostra l’altitudine in cui si trova l’aereo.
- L’anemometro che indica la velocità del velivolo rispetto all’aria circostante.
- Il variometro che misura la velocità verticale del velivolo.
- La girobussola mostra la rotta del velivolo rispetto al nord geografico.
- Il virosbandometro che misura sia la velocità della virata che l’accelerazione della forza centrifuga e centripeta.
- L’orizzonte artificiale che permette di conoscere l’assetto dell’aereo anche in condizioni di bassa visibilità e di notte.
Avere degli strumenti affidabili serve anche a garantire la sicurezza e supporta le decisioni che deve prendere il pilota
Un imprenditore non ha sempre chiaro lo stato del suo business e raramente ha davanti a se un cruscotto con degli indicatori utili che, con un colpo d’occhio, gli permettono di capire come vanno le cose e di prendere le decisioni giuste tenendo conto della reale situazione.
Quanto è il mio fatturato? Sto avendo dei profitti o sono in perdita? Quanti e quali prodotti/servizi sto vendendo?
E’ possibile costruirsi dei veri e propri Cruscotti Aziendali che non sono altro che delle interfacce utente di sintesi dei dati dei sistemi informativi, progettate in modo da consentire una lettura estremamente semplice e rapida dell’azienda.
I cruscotti aziendali, detti anche Dashboard, sono spesso strutturati in modo tale da riprodurre i flussi inerenti ai processi di business che si vuole monitorare.
Gli imprenditori possono visualizzare graficamente i valori ad alto livello, per poi eventualmente entrare nello specifico, visualizzando e analizzando i dati di maggior dettaglio.
Tale livello di dettaglio corrisponde spesso a dei dati che ci sono ma sono nascosti o sepolti in profondità nei sistemi aziendali o addirittura che vengono gestiti da elementi esterni (ad esempio il commercialista) e sono del tutto inaccessibili.
I KPI (Key Performance Indicators), le Balanced Scorecard, e gli indicatori di performance delle vendite sono alcuni tipici esempi di contenuti dei cruscotti aziendali.
Riguardo ai Balanced Scoreboard vi rimando al libro “The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action” di Robert S. Kaplan e David P. Norton che trovate nella Biblioteca del pilota nella sezione Organizzazione e Strategie Aziendali.
Voglio approfondire invece i KPI che possono essere utilissimi anche ai piccoli imprenditori o lavoratori autonomi.
Che cosa sono i KPI?
KPI è un acronimo inglese che sta per “Key Performance Indicators”, tradotto “indicatori chiave delle prestazioni”, ed è l’insieme degli indicatori che misurano le prestazioni di un’attività o processo.
I KPI sono degli indicatori strategici che misurano la buona riuscita di un progetto, e devono essere strettamente legati agli obiettivi che vuoi raggiungere.
Una volta identificati i propri obiettivi, vanno definiti in anticipo i KPI.
Gli indicatori delle prestazioni devono essere misurabili e quantificabili in quanto devono permettere di analizzare con precisione i progressi fatti verso il raggiungimento dei propri obiettivi.
Definire i KPI con attenzione è quindi molto importante.
Ad esempio “Come sono posizionato sul mercato? Sono leader nel settore?” nonn sono KPI corretti in quanto non misurabili, oppure “Quanti clienti ho?” è misurabile ma non mi comunica lo stato del mio business come probabilmente “Quanto acquistano mediamente i miei clienti nel periodo?”
Un altro elemento importante è che un buon KPI dovrebbe essere scelto in una visione di lungo periodo, e non dovrebbe cambiare nel breve, in modo da essere confrontabile. In questo modo sarà infatti più facile effettuare nel tempo dei confronti con gli stessi periodi degli anni precedenti, per valutare i progressi compiuti nel raggiungimento dei propri obiettivi.
I KPI possono essere stabiliti da chiunque anche in modo arbitrario ma perché siano utili è necessario che soddisfino i seguenti requisiti:
- Quantificabilità: i KPI possono essere presentate sotto forma di numeri.
- Praticità: si integrano bene con gli attuali processi aziendali.
- Direzionalità: contribuiscono a determinare se una società sta migliorando.
- Operatività: possono essere messi in relazione al contesto pratico per misurare un cambiamento effettivo.
Un indicatore chiave di prestazione deve essere basato su dati legittimi e fornire un contesto che richiama gli obiettivi di business. I KPI devono essere definiti in modo tale che i fattori al di fuori del controllo di una società non possano interferire con la loro realizzazione.
Un altro fattore chiave è che abbiano scadenze temporali predeterminate che dividano il processo analizzato in diversi check-point.
Alcuni esempi di KPI:
- Punto di pareggio o Break Even Point;
- Nuovi clienti acquisiti nel periodo;
- Il tasso di abbandono dei clienti;
- La segmentazione della clientela (argomento di cui parleremo in un prossimo articolo) per redditività o demografia;
- Acquisto medio per cliente;
- Leads convertiti in clienti e tasso di conversione
Anche se gli standard del settore sono importanti, le aziende non devono necessariamente scegliere KPI simili a quelli del settore in cui opera.
È più importante invece scoprire quanto gli indicatori siano rilevanti per noi o per la nostra azienda.
Non c’è un numero specifico di KPI di cui abbiamo bisogno.
In generale, il numero può essere compreso da quattro a dieci per molti tipi di aziende, e devono essere cruciali per il successo del business e si dovrebbero anche rivedere gli obiettivi e le strategie regolarmente e apportare le modifiche appropriate ai KPI scelti.
Gli indicatori di prestazione sono molto importanti per un business perché ci aiutano a concentrarci sugli obiettivi e ci danno immediatamente lo stato del nostro business senza affidarsi alle sensazioni ma su indicatori oggettivi e ci aiuteranno a raggiungerli più velocemente anche con cambiamenti di rotta altrimenti impossibili proprio come fa un pilota con il proprio aereo.
